脱ハンコのためのワークフローシステムを導入するときに気をつけたいこと
在宅勤務の広がりに伴って、脱ハンコの流れがようやく、ホントにようやく
当社にもやってまいりました。
こんなもん、入れればなんとかなると思っていましたが
そういうわけでも無いんですね。
意義と大変です。
まず、社内でのシミュレーションをちゃんとしないといけない。
紙でハンコを押す場合、極端なことを言えばどうにでもなる。
同じハンコを複数個作っておくとか、代理で押すとか、
承認者を飛ばすとか、承認権限は無いけどその件は詳しいから見ておいたよ
とか。
でも、電子決済はそれがなかなかできない場合も多いので、
事前のシミュレーションが結構大事だったりします。
しかも、ワークフローシステムって
思ったよりも数が多くて全部のシステムの資料を請求して
それでもってあるところはテストサイトを利用して、想定されるシナリオで
シミュレーションをするってのは非現実的。
ある程度軸を持ってふるいにかけるわけですが、
今回の場合は「見た目」と「機能」で軸を設定しました。
横軸に見た目を取ります。新しいとか、古いとか。
基本的には主観になりますが、昔からあるようなシステムはいかにも
windows準拠のメールソフト、特にOutlookExpress風のデザインになっていたりします。なので、見た目がOutlook Expressっぽいかどうかという判断になります。
メールソフトっぽいとわかりやすいんですが、
ワークフローの作成、承認などの基本機能以外へのアクセスがちょっとややこしい
という弱点があります。
他にも特徴があるので、利用者を想定しながら判断していきます。
縦軸は機能にしました。
機能が多くて、経費精算と文書管理とかいろいろなことに対応できるのか、
1つのことに特化しているのか。
ということになります。
機能が多いほうが良いように見えますが、その分商品としては高額になりがちですし、
導入教育は大変だし、メーカーに教育やサポートをお願いすればさらに金額が上がりますし、ということで時間とお金との相談になります。
使いこなせないシステムを入れてもしょうがないので。
ここも自社の要求事項を自分たちでまとめておかなければなりません。
そうやってマトリクスを作って各エリアで1社ずつ選択しました。
そこまで行けばあとはひたすらシミュレーションです。
地味で途方も無いし、頭は使うし、気も使う作業になります。
この書類はこの人を必ず回ってるけどどうやって解決するか
とか、実は組織図にはないグループがあって、そこを回覧してるんだとか
ベンダーに質問を投げながらすすめていきます。
（結構驚かれたり理解されなかったりします。ちょっと当社は組織体系が特殊なんですね。）
シミュレーションの結果は星取表を作成して、
こちらの要求ができる、できないをまとめて点数化します。
同時に社内のイレギュラーを把握しておきます。
部署によって「前部長」の再雇用のおっさんが書類の承認をしていたりしてます。
役職が無いので、そういう役割を後付できるシステムを選定することになります。
システム導入って、基本的にはベンダーに投げるだけでそんなに難しくないと
勘違いしていたので今後のためにメモしておきます。
